Vendredi 20 Octobre 2023 , les adhérents , amis et sympathisants de l’association « Sauvegarder et bien transmettre » qui pouvaient se libérer , se sont réunis à 17 :30 heures dans la salle du premier étage du Logis de Sorlut à Cozes.
De nombreux autres , pris par leur activité professionnelle ou le début des vacances scolaires ou encore sur le chemin de Tractomania , se sont excusés tout en transmettant, pour certains, leurs appréciations.
À noter la présence sympathique de Jean-Michel Fougeret , correspondant des journaux Sud-Ouest et Haute-Saintonge et de Messieurs Michel Renouleau , Président des Bategails de Saintonge et de Patrick Rossignol , Président de la Fête du Pineau et des Terroirs d’Epargnes.
Cette réunion avait pour but d’établir, un mois après la seconde Fête du Patrimoine et des Traditions Populaires organisée par SBT17120 sur le Territoire de l’estuaire non-balnéaire et son arrière-pays , un bilan critique et objectif de celle-ci afin d’en retenir tous les enseignements.
C’est ainsi qu’ un fil conducteur a été proposé après que la réunion ait été déclarée ouverte et que certaines consignes aient été données.
L’idée était de commencer par un bref rappel en images de l’évènement puis de continuer par un bilan de la Fête sur le thème : « le bon et…le moins bon » pour enfin conclure par un « stop …ou encore ! » et , enfin, terminer autour d’un verre .
« Bref rappel en images »
L’objectif était de se remettre en tête les principaux points-clés de la journée.
C’est la vidéo, déjà largement diffusée, « Mosaïque d’images » de Benjamin Mercier , qui a été présentée en un peu plus de 2 minutes.
« Le bon et…le moins bon »
La discussion et les commentaires sur cette journée ont porté sur plusieurs aspects .
Le premier point a concerné l’événement en général : date , durée , organisation générale ,communication, animation…
L’ensemble des présents a déclaré avoir apprécié cette journée et les aménagements réalisés en relation à l’année précédente …si ce n’est, hélas, la chaleur torride !
« Faire des choses ensemble » et réserver une place à l’ « intergénérationnel » ( maisons socio-médicales, club d’enfants…) ont été salués et ont largement contribué à l’originalité de la fête .
La date (09/09) et la durée (1 jour) convenaient.
Le Défilé-Rallye-Promenade a été discuté en second lieu : organisation, formalités d’inscription, sécurité et encadrement, mixité, itinéraire , animation , restauration…
La formule adoptée a séduit de nombreux participants (ca. 40 % de véhicules en relation à 2022) et parait avoir satisfait le plus grand nombre. La pluralité des origines des participants également.
L’introduction d’un char décoré , façon cavalcade, a été appréciée.
Néanmoins , le « saucissonnage » de l’itinéraire n’a pas donné tous les résultats escomptés .
En effet , si les animations aux étapes ( majorettes, fanfare ,barde, théâtre, pages d’histoire …) ont été , globalement , une réussite , même si le public n’a pas toujours accordé l’attention que la prestation méritait, les écarts de vitesse nécessaires entre les différents types de véhicules n’ont pas été suffisamment respectés et ont parfois provoqué la surchauffe des véhicules et…de certains motoristes !
Même chose pour les petites erreurs d’itinéraires tracteurs vs automobiles .
Les chefs de groupe n’étaient peut-être pas suffisamment clairement identifiés parmi les participants ou en nombre insuffisant .
Satisfaction , côté restauration servie sur le parcours : café, apéritif, pique-nique, goûter…et félicitations et remerciements aux organisateurs locaux.
Une mention particulière en faveur des plateaux-repas et de leur service malgré quelques cafouillages dans le décomptage.
Un regret : nous n’avons pas de photos du pique-nique sous les arbres !
La chaleur exceptionnelle a conduit à écourter l’étape de Mortagne-sur-Gironde et la distribution d’eau semble avoir été insuffisante sur certaines étapes malgré l’attribution de bouteilles gratuites dès le départ , l’existence d’ étapes rafraichissantes et les pleins coffres de deux voitures du cortège.
Déception côté sécurité et encadrement bien qu’aucun incident n’ait été constaté .
En effet , les voitures , incapables de doubler le convoi, sont inadaptées pour ce type de service .
Malheureusement , les deux-roues, initialement sollicités, ne sont pas venus !
Le Petit Marché Rural et Artisanal comme son animation ( fanfare et majorettes ) ont été appréciés mais le nombre d’exposants a été jugé insuffisant pour créer une dynamique suffisante tout en notant que « Plan B 17» ,le marchand de cagouilles, a eu beaucoup de succès.
Par ailleurs , attendre pendant presque deux heures sans possibilité de s’asseoir ni de boire autre chose que de l’eau fraîche a été négativement commenté.
À souligner que la mise à disposition décalée de bière fraîche était volontaire afin d’éviter les excès.
Concernant le Dîner-dansant et ses composantes ( apéritif, menu, boissons, placement , choix d’une confection « maison », buffet, service ,salle , musique…) l’ensemble des présents qui y ont participé s’est déclaré très satisfait soulignant la qualité globale de la soirée , de la prestation de l’apéritif au repas sans oublier les boissons , la disponibilité des bénévoles et la qualité et la diversité de la musique…
Petite restriction : l’absence d’apéritif sans alcool !
L’ambiance de la soirée a été jugée excellente malgré un système d’air conditionné poussif.
L’ensemble des participants à la soirée a , d’ailleurs , largement ovationné tous les intervenants : cuisiniers , bénévoles, musiciens ou organisateurs-encadrants.
La mise en place d’un événement de cette nature nécessite d’importantes ressources humaines et financières.
La stratégie adoptée en 2022 ( programme sur deux jours, repas gratuit de midi au restaurant..) avait présenté l’avantage de pouvoir recruter des véhicules de prestige pour le défilé et d’être peu consommateur de personnel bénévole (à l’exception des encadrants ) mais avait présenté l’inconvénient de nécessiter des ressources financières importantes ( gratuité des repas ,frais de pauses, de publi-promotion , d’animation…) ce qui avait nécessité un recours important au mécénat pour clôturer l’exercice .
Forts de cette expérience , la stratégie de 2023 a été de réduire le programme à un jour comprenant un droit d’inscription pour le défilé , un pique-nique à midi , plus d’animations dont un petit marché et un dîner-dansant « maison » payant de clôture le soir .
L’avantage a été de pouvoir équilibrer le poste restauration + boissons grâce aux contributions payantes et au savoir-faire , au dévouement et à la disponibilité des bénévoles et notamment de Brijou et Jipé Rabaud dans les cuisines .
L’inconvénient a été une sollicitation excessive ,dans certains cas ,jusqu’à l’épuisement , de ces mêmes bénévoles ( encadrants ou service) tout en observant le maintien d’un certain nombre de dépenses .
C’est ainsi que sur un budget estimé à un peu plus de € 8.000,00 ,les frais de bouche ( aliments, boissons, vaisselle extra…) devraient représenter environ la moitié de cette somme et seront couverts par les inscriptions et les consommations au bar.
L’autre moitié sera composée des frais de publi-promotion, audio-visuels, d’animation, d’images , d’assurances ou de locations .
Environ la moitié de ces frais sera couverte par les cotisations , les inscriptions , les subventions des collectivités territoriales et les aides financières des sponsors-privés.
L’autre moitié devra l’être par du mécénat .
L’enseignement de ces deux années montre donc, quelle que soit la stratégie choisie ,que SBT17120 a besoin, pour continuer son programme de Fête du Patrimoine et de Traditions Populaires , de plus d’encadrants ainsi que des ressources financières plus importantes et plus diversifiées.
« Stop ou encore ? »
L’idée de base de cette Fête était de sensibiliser les habitants du Territoire de l’estuaire non-balnéaire et son arrière-pays à certains points du projet SBT17120 comme mettre en avant notre patrimoine et notre savoir-faire régional , stimuler la création d’une « Maison du Patrimoine » , être un trait d’union entre passé, présent et avenir, pratiquer et encourager « le vivre ensemble » et « l’intergénérationnel »…et développer des services à la personne quand c’est possible et, ce faisant, tenter de démontrer , en « mettant sous la lumière notre territoire » , que les habitants du sud-Cara (et par extension ceux du 17120 ) existent … même en étant peu nombreux ou en disposant de moins de ressources ou de visibilité que certains de leurs collègues situés plus au nord !
Hypothèse du « Stop »
Si les contraintes exposées conduisent à dire « Stop » à cette Fête , la question légitime sera de savoir quel sera le futur de l’association SBT17120 et donc de ses objectifs …. .
Il est probable , dans ce contexte , qu’elle doive envisager de modifier certaines de ses orientations…
Hypothèse du « Encore »
Dans le cas contraire , si nous voulons poursuivre , cela supposera de solutionner le problème des ressources humaines en recrutant de nouveaux adhérents , encadrants et bénévoles… ou en établissant un programme moins gourmand en « main-d’œuvre ».
Côté financier, quelques économies sont possibles mais resteront mineures et, de toute manière, insuffisantes pour équilibrer les comptes sans nouvelles ressources .
D’autres alternatives sont donc à trouver.
Sachant que les aides et subventions ne peuvent aller qu’en diminuant , seules trois possibilités paraissent possibles :
- continuer à recourir aux mécènes-donateurs « bouche trous »…tout en ne sachant pas jusqu’à quand ce sera possible ,
- augmenter les cotisations , inscriptions et participations …au risque de décourager les sympathisants les plus convaincus
ou encore
- développer des événements intermédiaires payants au cours de l’année , en rapport avec notre objet social , afin d’augmenter les recettes …
Un échange de vue a suivi la présentation de ces paramètres .
La première grande difficulté concerne la condition sine qua non : recruter des encadrants-bénévoles.
C’est un problème difficile à résoudre et commun à toutes les associations !
La seconde difficulté est d’imaginer l’organisation de un ou plusieurs événements supplémentaires quand les difficultés rencontrées lors de l’organisation des fêtes précédentes sont encore présentes dans toutes les têtes.
Une option devra être présentée lors de la prochaine Assemblée Générale Ordinaire prévue début Décembre 2023.
Chacun est invité à y réfléchir.
Le bureau se réunira à cet effet dans les prochains jours et une réunion de débriefing « bis » pourrait être organisée, si nécessaire.
Différentes réflexions et contacts informels ont dores et déjà été initiés « au cas où » ce choix serait retenu ( Théâtre ou Festival de bardes charentais , collaboration avec la Fête du Pineau, concentration de Mobylettes, collaboration avec l’exposition de miniatures saintongeaises des Bategails , visites-excursions culturelles d’éco-musées , spectacles folkloriques, bals à thèmes …).
Dans cet esprit , un programme de Fête pour 2024, attractif , original et répondant aux contraintes définies, devra être élaboré , en concertation, au cours de réunions préparatoires dès le début de l’année .
Il devra déterminer :les participants à inviter ,l’itinéraire avec les points de départ et d’arrivée , les étapes, les animations ,l’organisation, la restauration, les danses ou les spectacles , la durée…
La date de cette Fête sera , probablement , à choisir entre les samedis 07 et 14 Septembre 2024 (cf. calendrier des autres événements locaux).
L’itinéraire devrait parcourir plus ou moins les mêmes communes que l’année en cours mais, cette fois, dans le sens horaire.
Le pot de l’amitié
Plus personne ne souhaitant prendre la parole , la réunion a été clôturée vers 19 :30 heures et l’ensemble des présents a été convié à partager la « caïpirinha de l’amitié ».
